Hoe gebruik ik deze website?

De homepage bestaat uit de volgende zaken:

• Een kruimelpad bovenaan de pagina waarbij de bezoeker kan zien waar hij zich bevindt.
  
  • Een zoekpagina voor het zoeken in Gias
  • Er is een pagina met meer uitleg over GIAS
  • Er is een overzicht van aangesloten besturen, met contactgegevens en overzicht van de openingsuren
  • Men kan naar de nieuwsberichten navigeren
  • Er is een korte inleiding op wat GIAS inhoudt
• Een zoekveld waar men rechtstreeks kan zoeken in de archieven
• Een nieuwsoverzicht waarbij je op regelmatige basis nieuwsitems met betrekking tot GIAS ziet verschijnen.

Via het logo “GIAS” kan de homepage steeds opnieuw bereikt worden.

De aangesloten organisaties stellen hun archieven en collecties ter beschikking via de databank van GIAS. Hierdoor breiden de collecties van GIAS permanent uit en kan de gebruiker tussen steeds meer resultaten zoeken.  Wanneer de gebruiker op de knop “zoeken” klikt, verschijnt het overzicht van de collecties. Hierin zijn de volgende zaken terug te vinden:

• Het aantal resultaten beschikbaar in GIAS;
• Het aantal archiefeenheden beschikbaar in GIAS;
• Het aantal archieven beschikbaar in GIAS;
• Het aantal series beschikbaar in GIAS.

Wanneer de gebruiker op de knop “zoeken” klikt, zal hij bovenaan de pagina een nieuw kruimelpad opmerken.

• Zoeken: via de knop “zoeken” keert de gebruiker terug naar de zoekpagina, waarop hij zijn/haar zoektocht kan starten/herlanceren.
• Winkelwagen: hiermee kan je later stukken aanvragen of scans vragen (deze functionaliteit bestaat momenteel nog niet)
• Inloggen: GIAS laat toe om gebruikers aan te laten melden met hun persoonlijk profiel. Via het registratieformulier kan een account aangevraagd worden. Door je te registreren zal je later kunnen aanvragen en als medewerker van een organisatie krijg je ook meer resultaten te zien.
• Help: Gebruikers krijgen hier extra uitleg over de desbetreffende pagina.

Door op uitgebreid zoeken te klikken kan men op veldniveau zoeken. Verschillende velden zijn beschikbaar. Aan de linkerkant kan de gebruiker op welk soort object je zoekt (archief, archiefeenheid of serie). Hoe minder er wordt aangeduid hoe meer velden er beschikbaar zijn om op te zoeken. Eén van de velden zorgt ook voor de mogelijkheid om op de collectie van een gemeente of andere organisatie te zoeken.

• Uitgebreid: gecombineerd zoeken in verschillende velden. Sommige velden hebben een keuzelijst, bij andere velden tikt u zelf een woord in. Apart zoeken of met combinaties van de velden is allebei mogelijk.
• Zoeken met jokertekens:
  • Plus en min: zoeken met + (term moet aanwezig zijn) of – (term mag niet voorkomen).
  • Aanhalingstekens: zoeken met “ “, voor een precieze woordcombinatie (bijvoorbeeld “Thomas a Kempis” of “Klein Wezenland”).
  • Asterisk: Een * in de zoekvraag vervangt een of meer tekens. Jan*en zal dan bijvoorbeeld zoeken op Jansen, Janssen, Janzen. Zoeken op Lunter* doorzoekt alles dat met ‘Lunter’ begint, zoals Lunteren, Luntersch, Lunterse, Lunteraan.
  • Vraagteken: Een ? in de zoekvraag vervangt een enkel teken. Bij het intikken van Jan?en wordt Janzen en Jansen gevonden.

Navigeren

Op de rechterzijde van het initiële zoekveld staat er onder de filtermogelijkheden voor de objecten een knop met ‘Archievenoverzicht’. Bij het klikken op deze knop is het mogelijk om door het archief van de verschillende aangesloten organisatie te navigeren. Deze worden gepresenteerd in een boomstructuur.

Archiefbeheer

Het archiefbeheer geeft de gebruiker een overzicht van alle archiefbestanden binnen GIAS. Binnen GIAS werd geopteerd om het archiefbeheer onder te verdelen in;

• Archiefeenheden
• Archieven
• Series

Vanuit de publieksomgeving kan de gebruiker op een vlotte en snelle manier navigeren door de diverse pagina’s.

Wanneer de gebruiker zoekt krijg je diverse resultaten. Daar bij zijn er verschillende opties, te weten:

Weergaveopties

De gebruiker heeft de mogelijkheid om de gekozen archiefeenheden via twee weergaven te tonen:

• Lijst weergave
• Galerij weergave

Vanuit GIAS opteren we om momenteel altijd te werken via de lijst weergave. Dit omdat de gebruiker dan een overzicht krijgt van:

• De naam van het resultaat;
• De periode van het resultaat;
• Het inventarisnummer;

Selectieopties

Er is de mogelijkheid om meerdere stukken te selecteren. Dit is interessant als de gebruiker meerdere stukken wil aanvragen.

Aantal eenheden per pagina

Via deze tool is de gebruiker in de mogelijkheid om het aantal eenheden per pagina in te stellen. Naargelang zijn/haar persoonlijke voorkeur kan geopteerd worden om een beperkt aantal eenheden weer te geven of kan gekozen worden voor een grotere lijst. De website laat echter maar 99 items per pagina toe.

Sorteeropties

GIAS laat de gebruiker toe om de archiefeenheden op diverse manieren te presenteren:

• Naam
• Periode
• Inventarisnummer

Daarnaast kan de gebruiker de eenheden zowel oplopend als aflopend ordenen. Dit ordeningsmechanisme is zowel bij naam, periode als inventarisnummer van toepassing. Op deze manier hebben gebruikers diverse mogelijkheden om hun opties weer te geven.

Werken met filters

Daarnaast is het ook mogelijk om via filters de gewenste resultaten te bekomen. De filters hebben betrekking op de aangesloten besturen binnen GIAS. Wanneer een gebruiker een bepaalde gemeente/stad selecteert, krijgt hij/zij een overzicht van alle beschikbare archiefeenheden binnen GIAS.

Binnen deze publieksomgeving kan gekozen worden om één of meerdere gemeenten/steden te selecteren.

Navigatieboom

Op elke detailpagina staat er naast de beschrijving een navigatieboom. De gebruiker kan ten allen tijden naar een bovenliggend, onderliggend of gelijkliggend object gaan (archief, serie of archiefeenheid).

Archiefeenheid*

Wanneer de gebruiker op het detailicoon klikt onder het object met één pagina, ontvouwt zich een gedetailleerde pagina van de geselecteerde archiefeenheid.

De titel van de archiefeenheid start met het inventarisnummer, gevolgd door de toegekende titel door het archief. Onder de titel vindt de gebruiker de beschrijving van de archiefeenheid, bepaald door de ingevulde metadata welke de archiefmedewerkers ingevuld hebben. In de meeste gevallen vindt men dergelijke metadata terug:

• Serie
  • Dit is een doorklikpagina waarop de gebruiker de mogelijkheid krijgt om alle archiefeenheden binnen die serie te bekijken.
• Toegekende titel (kan meerdere keren voorkomen, afhankelijk van hoeveel verschillende titels er zijn toegevoegd aan de archiefeenheid)
• Inventarisnummer
• Periode
• Omvang en eenheden
• Soort bestemming
• Verschijningsvorm
• Openbaarheid

Naast het zoeken naar specifieke archiefeenheden, laat GIAS ook toe om rechtstreeks naar archieven te zoeken.

Door op het detailicoon te klikken onder het object met een map vindt de gebruiker de gedetailleerde pagina terug voor de archieven.

De titel van het archief start met de toegekende titel door het archief. Onder de titel vindt de gebruiker de beschrijving van het archief, bepaald door de ingevulde metadata welke de archiefmedewerkers ingevuld hebben. In de meeste gevallen vindt men dergelijke metadata terug:

• Toegekende titel (kan meerdere keren voorkomen, afhankelijk van hoeveel verschillende titels er zijn toegevoegd aan de archiefeenheid)
• Code
• Openbaarheid

Andere voorbeelden van metadata die getoond kunnen worden, mits die is toegevoegd bij de beschrijving:

• Bereik en inhoud

Onder de beschrijving vindt de gebruiker een lijst met series terug die gekoppeld zijn aan het archief

Naast het zoeken naar specifieke archiefeenheden en archieven, laat GIAS ook toe om rechtstreeks naar series te zoeken.

Door op het detailicoon te klikken onder het object met meerdere pagina’s vindt de gebruiker de gedetailleerde pagina terug voor de series.

De titel van de serie start met de toegekende titel door het archief. Onder de titel vindt de gebruiker de beschrijving van de serie, bepaald door de ingevulde metadata welke de archiefmedewerkers ingevuld hebben. In de meeste gevallen vindt men dergelijke metadata terug:

• Toegekende titel (kan meerdere keren voorkomen, afhankelijk van hoeveel verschillende titels er zijn toegevoegd aan de archiefeenheid)
• Bestemming
• Collectie Ja/Nee
• Openbaarheid