Wat is GIAS?

Wat is GIAS ?

GIAS (Gemeenschappelijk Archief – en Informatiesysteem) is een archiefbeheerssysteem op maat voor lokale besturen. Het archiefbeheersysteem is geïnspireerd op internationale archiefstandaarden en maakt het mogelijk om zowel het analoge als het digitale archief efficiënt te beheren binnen één omgeving. De toepassing laat ook toe om verschillende archiefprocessen zoals het verwerken van overdrachten, het opnemen van schenkingen, het uitvoeren van de selectie voor de vernietiging en het beheren van het archiefdepot te automatiseren. GIAS is tevens gekoppeld aan een publieksomgeving waardoor het mogelijk gemaakt wordt voor burgers om digitaal te grasduinen in de lokale archieven van de betrokken besturen.

Hoe is GIAS ontstaan ?

GIAS  is als archiefbeheerssysteem ontstaan uit de concrete behoefte bij een aantal lokale besturen om zowel het analoog als het digitale archief te beheren in efficiënt systeem.

Een marktonderzoek in 2007-2008 wees uit dat de bestaande producten niet voldeden aan de vereisten van een efficiënt en kwaliteitsvol analoog en digitaal archiefbeheer voor lokale openbare besturen. In de schoot van de VVBAD (beroepsvereniging voor archivarissen en bibliothecarissen) kwam vanaf dat jaar een werkgroep samen met als doel een modellastenboek voor een archiefbeheersysteem te schrijven. Na een uitgebreide procesanalyse werkten de betrokken gemeente- en stadsarchivarissen een datamodellering uit conform de internationale archiefstandaarden.

Vanaf 2013 ontwikkelden zes lokale besturen namelijk Beveren, Dendermonde, Gent, Halle, Londerzeel en Ninove een gemeenschappelijk lastenboek voor de ontwikkeling van een archiefbeheersysteem dat bij voorkeur ook ter beschikking gesteld zou worden aan andere lokale besturen. Het bestek werd in 2015 afgerond maar de samenwerking tussen de zes besturen bleek omslachtig wegens de verschillende belangen en visies van kleinere besturen tegenover grotere besturen. Hierdoor werd er een externe partner gezocht en gevonden in (piva) eGov van de provincie Oost-Vlaanderen. (Piva) eGov wenst de samenwerking tussen lokale besturen te bevorderen en zet zich ook in zodat andere lokale besturen in Oost-Vlaanderen kunnen participeren in het GIAS verhaal.

In 2015 sloegen  Digipolis Gent (vertegenwoordigde Stad en O.C.M.W. Gent, nu groep Gent), piva eGov (onderdeel van de provincie Oost-Vlaanderen) de handen in elkaar met de Nederlandse firma DEVENTit voor de ontwikkeling van een nieuw archiefbeheersysteem.

Uit de voorgeschiedenis blijkt dat de participatie van lokale besturen cruciaal is geweest voor het slagen van dit initiatief. GIAS is immers een archiefbeheersysteem voor en door lokale besturen. De pilootgemeenten Beveren, Dendermonde, Halle, Londerzeel en Ninove zijn actief betrokken in het uittesten van het archiefbeheerssysteem en stroomlijnen als leden van de werkgroep de verdere ontwikkeling van GIAS mee. Nieuwe gemeenten die gebruik maken van GIAS worden automatisch lid van de gebruikersgroep en bepalen zo ook mee de toekomst van GIAS.

In 2021 veranderde eGov van naam in POLIS. Zij zullen vanaf dan het beheer van GIAS overnemen.